De besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid SOOSR B.V. (hierna te noemen: “SOOSR”) vindt een goede omgang met persoonsgegevens van groot belang en is zich bewust van de privacywetgeving. In deze privacyverklaring wordt daarom uitgelegd hoe met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Onder persoonsgegevens vallen de gegevens die zowel via onze website als ook via onze Diensten worden verzameld. Via de onze website verzamelen wij enkel gegevens die via het contactformulier worden ingevuld; uw naam, telefoonnummer en e-mailadres. Deze gegevens worden beveiligd opgeslagen en enkel gebruikt om contact op te nemen met betrekking tot Soosr. Na twee jaar worden deze gegevens gewist. De betrokkene heeft het recht op inzage, rectificatie of wissen van persoonsgegevens. Een dergelijk verzoek kan worden ingediend via info@soosr.com.

Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke
SOOSR kan worden aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke, zoals bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna te noemen: “AVG”), voor het verwerken van uw persoonsgegevens. SOOSR is via onderstaande contactgegevens voor u bereikbaar:

Telefonisch	071 202 0307
E-mail	info@soosr.com
Bezoek	Kapteynstraat 1, SBIC-building suite 330, 2201BB Noordwijk

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
Wij kunnen onder meer de navolgende categorieën persoonsgegevens van u verwerken:

• uw naam, functie, bedrijfsadres en andere contactgegevens zoals uw telefoonnummer en e-mailadres;
• geslacht;
• uw werkgever;
• aantekeningen uit ons klantcontact met u.

Indien u gebruik maakt van onze diensten, is het voor het sluiten en/of de uitvoering van de overeenkomst in ieder geval vereist dat u uw naam, functie, email, mate van tekenbevoegdheid, telefoonnummer, bedrijfsnaam, standplaats aan ons verstrekt. Wij hebben die gegevens immers nodig om de overeenkomst te sluiten, maar ook om onze diensten te kunnen leveren en voor de financiële afhandeling van de overeenkomst. Wenst u de voor de uitvoering van de overeenkomst noodzakelijke persoonsgegevens niet aan ons te verstrekken, dan kunnen wij een goede uitvoering van de overeenkomst niet garanderen. Indien de verwerking van specifieke persoonsgegevens wettelijk verplicht is, zullen wij u daaromtrent informeren. Dit geldt ook voor de mogelijke gevolgen indien u ervoor kiest deze persoonsgegevens niet aan ons te verstrekken.

Voor welke doeleinden worden uw persoonsgegevens verwerkt?
Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden (mede afhankelijk van welke diensten gebruik wordt gemaakt). Wij gebruiken daarbij de persoonsgegevens die wij van u hebben ontvangen, maar kunnen ook de persoonsgegevens gebruiken die wij verkrijgen uit andere bronnen. Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor de navolgende doeleinden:

1. Algemeen contact
   De gegevens worden gebruikt voor (i) het verstrekken van de door u opgevraagde informatie, (ii) algemeen contact met u over een mogelijk te sluiten overeenkomst of een al gesloten overeenkomst, en (iii) het beantwoorden en/of afhandelen van vragen en/of klachten.
2. Ter uitvoering van een overeenkomst
   Wij verwerken persoonsgegevens van u ten behoeve van de overeenkomst(en) die u met ons sluit, gaat sluiten of heeft gesloten. Dit zodat wij onze diensten en/of producten kunnen leveren. Denk bijvoorbeeld aan het verstrekken van inloggegevens en het verwerken van transacties.
3.  Klantenaccount
   Uw persoonsgegevens worden verwerkt om een klantenaccount aan te maken. Via het klantenaccount kunt u gebruik maken van onze diensten. Uw inloggegevens voor het klantenaccount worden gebruikt voor het beveiligen van uw account op de website.
4. Direct marketing
   Wij gebruiken uw persoonsgegevens om nieuwsbrieven en mogelijk ook uitnodigingen te kunnen versturen via o.a. e-mail, tekstberichten, telefoongesprekken en/of de post. Via direct marketing wensen wij u informatie te doen toekomen over onze dienstverlening of evenementen.
5. Wettelijke verplichting
   Wij kunnen persoonsgegevens van u verwerken en verstrekken uw persoonsgegevens aan derden indien wij daartoe verplicht zijn op basis van wet- of regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan opsporingsinstanties en het doen van belastingaangifte.
6. Het debiteurenbeheer en de incasso van vorderingen ten aanzien van onze debiteuren
   Wij verwerken persoonsgegevens onder andere voor het (i) versturen van rekeningen, herinneringen en aanmaningen aan debiteuren om vorderingen te incasseren; (ii) uitvoeren van een telefoongesprek om u als debiteur te herinneren aan een openstaande vordering en (iii) het laten uitvoeren van een gerechtelijke incassoprocedure in voorkomende gevallen.
7. Ter verdediging tegen juridische aanspraken
   Wij kunnen uw persoonsgegevens (laten) verwerken om onszelf te (kunnen) verdedigen tegen eventuele juridische aanspraken.

Op basis van welke grondslag worden uw persoonsgegevens verwerkt?
Voor iedere verwerking van persoonsgegevens is volgens de AVG een grondslag nodig. Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van een van de navolgende grondslagen:

Wettelijke verplichting
Wij verwerken uw persoonsgegevens als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte of gegevens om te voldoen aan een vordering van de officier van justitie.

Ter uitvoering van of in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst
Wij verwerken uw persoonsgegevens indien dat voor het uitvoeren van de overeenkomst met u of uw onderneming noodzakelijk is dan wel voor zover dat noodzakelijk is in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst.

Gerechtvaardigd belang
Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens verwerken voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang. Een gerechtvaardigd belang is over het algemeen juridisch, financieel of zakelijk van aard. Wij hebben onder meer in de navolgende situaties een gerechtvaardigd belang om uw persoonsgegevens te verwerken:

• om aan u als onze klant nieuwsbrieven te versturen;
• ten behoeve van algemeen klantcontact, zoals het beantwoorden van vragen en het afhandelen van klachten en vragen;
• in het kader van beveiliging c.q. om diefstal tegen te gaan;
• ter verdediging tegen juridische aanspraken.

Toestemming
Wij kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken indien u hiervoor uw toestemming heeft gegeven. Geeft u ons geen toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens? Dan heeft dat geen gevolgen voor onze dienstverlening aan u. Indien u toestemming heeft gegeven voor het verwerken van uw persoonsgegevens, geldt dat u het recht heeft de toestemming op ieder moment in te trekken. Deze intrekking staat niet in de weg aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking.

Delen van persoonsgegevens met derden
In bepaalde gevallen kunnen wij uw persoonsgegevens delen met derden. Het doorsturen van persoonsgegevens aan derden, gebeurt alleen voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden en uitsluitend op basis van de in deze privacyverklaring vermelde grondslagen. Zo kunnen wij onder meer in de navolgende gevallen uw persoonsgegevens aan de navolgende categorieën van derden verstrekken:

1. indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die SOOSR met u of uw onderneming gesloten heeft. Zo kunnen wij gebruik maken van externe leveranciers en dienstverleners om ons online platform te beheren.
2. wij kunnen een wettelijke verplichting hebben om persoonsgegevens te delen met een overheidsinstantie;
3. wij kunnen uw persoonsgegevens verstrekken aan ICT-dienstverleners die ons ondersteuning bieden bij het veilig en stabiel houden van onze softwaresystemen en onze website;
4. wij kunnen gebruik maken van een rechtsbijstandsverzekeraar, incassobureau of advocatenbureau voor het innen van een vordering op u of het oplossen van een geschil met u;
5. onze boekhouder, een administratiekantoor of een andere adviseur kunnen persoonsgegevens van u ontvangen indien dit nodig is voor de werkzaamheden die zij voor ons uitvoeren;
6. wij kunnen gebruik maken van een externe server voor de opslag van uw persoonsgegevens, ten behoeve waarvan wij uw persoonsgegevens aan een derde partij verstrekken;
7. wij kunnen uw persoonsgegevens verstrekken aan onze verzekeraar ten behoeve van onze aansprakelijkheid;
8. wij kunnen uw persoonsgegevens, gelimiteerd tot naam, telefoonnummer en emailadres delen met huidige en of potentiële klanten van SOOSR als referentie.

Derden aan wie wij uw persoonsgegevens verstrekken zijn zelf verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving. Wij zijn niet verantwoordelijk noch aansprakelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door deze derden. Dit is anders als een derde wordt ingeschakeld om ten behoeve van ons persoonsgegevens te verwerken en in dat kader persoonsgegevens van u vanuit ons ontvangt. In dat geval sluiten wij met deze derde een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de vereisten zoals omschreven in de AVG.

Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan een derde land of internationale organisatie.

Beveiliging van persoonsgegevens
Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens tegen te gaan. Zo zorgen wij onder andere dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw persoonsgegevens, dat de toegang tot uw persoonsgegevens afgeschermd is, dat onze website wordt beveiligd door middel van informatiebeveiligingstechnieken (zoals firewalls een SSL-certificaten), dat onze wachtwoorden regelmatig worden gewijzigd, dat ons pand is beveiligd en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig (door externe partijen) gecontroleerd worden. Heeft u de indruk dat uw persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn of zijn er aanwijzingen van bijvoorbeeld misbruik, neem dan gerust contact op met ons via info@soosr.com.

Bewaartermijn
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan redelijkerwijs noodzakelijk is om de in deze privacyverklaring genoemde doelen te bereiken dan wel om aan de wet- en regelgeving te kunnen voldoen.

Voor de meeste persoonsgegevens geldt dat wij deze niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, om de door ons met u gemaakte afspraken te kunnen nakomen en/of om eventuele geschillen te kunnen afhandelen. Mocht er een (langere) wettelijke termijn gelden voor het bewaren van de persoonsgegevens, dan wordt die termijn uiteraard aangehouden. Dit geldt bijvoorbeeld voor gegevens die wij moeten opslaan in onze financiële administratie. In dat geval geldt een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar. Mocht er geen sprake zijn van een geschil en bestaat er voorts geen wettelijke verplichting om uw persoonsgegevens langer te bewaren, dan zullen wij uw persoonsgegevens vernietigen uiterlijk drie jaar nadat de overeenkomst is geëindigd én alle verplichtingen over en weer voortvloeiende uit de overeenkomst zijn afgerond.

Uitoefening van uw rechten
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Naast voornoemde rechten heeft u het recht te verzoeken om een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens, het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit laatste betekent dat u een verzoek kunt indienen om bepaalde persoonsgegevens die wij van u verwerken in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat te ontvangen en/of deze aan een door u genoemde organisatie over te laten dragen.

Wilt u een beroep doen op een van uw rechten, dan kunt u uw verzoek daartoe sturen naar info@soosr.com. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u, alvorens tot behandeling van uw verzoek over te gaan, verzoeken om uzelf te identificeren door een kopie van een geldig legitimatiebewijs aan ons te sturen. Scherm in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en burgerservicenummer af. U kunt hiervoor bijvoorbeeld de ‘KopieID-app’ van de overheid gebruiken. Dit ter bescherming van uw privacy.

We reageren zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen één maand, op uw verzoek. Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan helpen wij u uiteraard graag verder. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan wijzen wij u erop dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In contact komen met de Autoriteit Persoonsgegevens kan onder meer via de navolgende link:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Geautomatiseerde besluitvorming
Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming.

Wijzigingen privacyverklaring
Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 4 april 2019. We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring eenzijdig te wijzigen of aan te passen door middel van het wijzigen van deze pagina. U wordt derhalve aangeraden deze pagina regelmatig te raadplegen. Wanneer er sprake is van een wezenlijke wijziging in deze privacyverklaring, volgt een duidelijke kennisgeving via onze website.

 

Versie datum: 8 april 2019